Recht op inzage

Het recht op inzage laat een betrokkene toe te weten of je persoonsgegevens over hem verwerkt, welke dat zijn, en daarvan een kopie te vragen. Het is vaak het startpunt: pas wie zijn gegevens kent, kan ook verbetering of wissing vragen.

Wat je moet geven

Naast een kopie van de gegevens informeer je over de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens, de ontvangers, de bewaartermijn of de criteria daarvoor, de herkomst van de gegevens en het bestaan van de andere rechten en van het klachtrecht bij de GBA.

Termijn en kosten

Je reageert kosteloos binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken mag je verlengen met twee maanden, op voorwaarde dat je de betrokkene daarover tijdig informeert. Een tweede kopie of een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek mag je redelijk aanrekenen of weigeren.

Identiteit controleren

Controleer eerst de identiteit van de verzoeker, bij voorkeur via een e-mailadres of account dat al bij je bekend is, zodat je geen gegevens aan de verkeerde persoon vrijgeeft. Let er ook op dat je bij het kopiëren geen gegevens van derden meelevert.

Hoe handel je een inzageverzoek af?

Vraagt iemand inzage in zijn persoonsgegevens, doorloop dan deze stappen binnen één maand.

1. Stel de identiteit vast. Controleer dat de verzoeker echt is wie hij zegt, bij voorkeur via het e-mailadres of account dat al bij je bekend is.
2. Verzamel de gegevens. Zoek alle persoonsgegevens van de verzoeker op, in al je systemen: CRM, mail, boekhouding en back-ups.
3. Stel een overzicht samen. Geef een kopie van de gegevens plus informatie over de doelen, ontvangers, bewaartermijn en herkomst.
4. Reageer binnen één maand. Antwoord kosteloos binnen een maand; bij complexe verzoeken mag je met twee maanden verlengen, mits je dat tijdig meldt.
5. Leg het verzoek vast. Noteer wanneer het verzoek binnenkwam, wat je deelde en wanneer, zodat je aantoonbaar consistent handelt.