Een kapsalon of schoonheidssalon werkt met afspraken, klantenfiches en soms huid- of gezondheidsnotities. Dat zijn persoonsgegevens, en deels gevoelige. Ook als zelfstandige met een eenmanszaak val je onder de GDPR. Zo pak je het pragmatisch aan.

In het kort

  • Een afsprakenboek mag op basis van de overeenkomst.
  • Huid- en gezondheidsnotities zijn gevoelig: vraag toestemming en bewaar kort.
  • Foto’s voor je socials vragen aparte, aantoonbare toestemming.

De klantenfiche

Een fiche met contactgegevens en behandelhistoriek mag je bijhouden om je dienst goed uit te voeren. Beperk je tot wat relevant is. Noteer je allergieën, gevoelige huid of medische aandachtspunten, dan gaat het om gezondheidsgegevens en heb je toestemming nodig.

Tip: werk je met een online boekingstool of kassasysteem met klantenbeheer? Sluit dan een verwerkersovereenkomst en noem de tool in je privacybeleid.

Foto’s voor sociale media

Voor- en na-foto’s zijn populair, maar een klant herkenbaar tonen vraagt expliciete toestemming. Leg die schriftelijk vast en respecteer een latere intrekking door de foto te verwijderen.

Bewaartermijnen kort houden

Een inactieve klantenfiche hoef je niet eindeloos te bewaren. Bepaal een redelijke termijn, bijvoorbeeld enkele jaren na het laatste bezoek, en wis daarna. Facturen vallen onder de boekhoudkundige bewaarplicht van zeven jaar.

Snel een correcte basis

Met onze gratis generator stel je in enkele minuten een privacybeleid samen dat aansluit op de GDPR en de Belgische wet van 30 juli 2018. Je vult je KBO-gegevens in, schakelt de relevante blokken in en verfijnt de tekst nadien zelf.

Een nette privacy-aanpak past perfect bij de vertrouwensrelatie die je met je klanten opbouwt.