Een reservatie via je website, een klantenkaart, een wifi-aanmelding of een digitaal kasticket: een horecazaak verwerkt al snel persoonsgegevens. Daarmee val je onder de GDPR en de Belgische wet van 30 juli 2018, ook als kleine zaak. Dit artikel zet op een rij waar je echt op moet letten.

In het kort

  • Reservatiegegevens steunen meestal op de uitvoering van de overeenkomst.
  • Een nieuwsbrief of klantenkaart vraagt aparte toestemming.
  • Bewaar gegevens niet langer dan nodig en wis no-show-data tijdig.

Welke gegevens verwerkt een horecazaak?

De meeste zaken verwerken een beperkte maar gevoelige set gegevens. Hieronder een typisch overzicht met de bijbehorende grondslag en een redelijke bewaartermijn.

Gegeven Doel Grondslag Bewaartermijn
Naam en telefoon Reservatie bevestigen Overeenkomst Tot kort na het bezoek
E-mailadres Nieuwsbrief Toestemming Tot uitschrijving
Allergie-info Veilig serveren Toestemming Enkel rond het bezoek
Betaalgegevens Afrekenen Wettelijke plicht (boekhouding) 7 jaar
Voorbeeldoverzicht voor een gemiddelde horecazaak.

Reservaties via een extern platform

Gebruik je een reservatieplatform of tafelbeheer-tool, dan is dat doorgaans een verwerker. Sluit een verwerkersovereenkomst en vermeld het platform als ontvanger in je privacybeleid.

Allergie- en dieetgegevens kunnen gezondheidsgegevens zijn, een bijzondere categorie. Vraag ze enkel als het nodig is, bewaar ze kort en deel ze niet onnodig.

Wifi, camerabewaking en klantenkaart

Bied je gratis wifi met aanmelding, beperk dan de gegevens en vermeld het. Hangt er camerabewaking, respecteer dan de camerawet met pictogrammen en een correcte bewaartermijn. Een klantenkaart met punten vraagt transparantie over wat je met het aankoopgedrag doet.

Snel een correcte basis

Met onze gratis generator stel je in enkele minuten een privacybeleid samen dat aansluit op de GDPR en de Belgische wet van 30 juli 2018. Je vult je KBO-gegevens in, schakelt de relevante blokken in en verfijnt de tekst nadien zelf.

Zo blijft je gastvrijheid online even verzorgd als aan tafel.